Termeni de utilizare

Partea I — Termeni ai Serviciului

1. Cont și eligibilitate

• Serviciul este oferit exclusiv persoanelor juridice. Prin înregistrare, confirmi că acționezi în numele unui business legal constituit în Uniunea Europeană (în principal România) și ai autoritatea să angajezi acel business în cadrul acestor Termeni.
• Trebuie să menții date corecte de identificare (denumire legală, CUI, sediu) deoarece aceste date apar pe facturile fiscale pe care le emiți prin intermediul Serviciului.
• Ești responsabil pentru protejarea credențialelor contului tău și pentru toate activitățile efectuate din contul tău.

2. Integrare Shopify

• Aplicația se instalează într-un magazin Shopify prin OAuth. Prin instalare, Comerciantul autorizează Shopgate să apeleze Shopify Admin API cu scope-urile afișate la momentul instalării.
• Comerciantul poate dezinstala oricând din panoul Shopify. Dezinstalarea declanșează webhook-ul app/uninstalled și marchează conexiunea ca inactivă. Shopify trimite ulterior webhook-ul shop/redact (~48h mai târziu), care declanșează ștergerea datelor non-fiscale (vezi DPA §8).
• Versiunea aplicației și scope-urile în vigoare la un moment dat sunt cele publicate prin mecanismul standard Shopify de versionare.

3. Responsabilitățile Comerciantului

• Ești singur responsabil pentru respectarea legislației aplicabile — în special fiscal, protecția consumatorului și protecția datelor — în jurisdicțiile în care vinzi.
• Ești responsabil să te asiguri că nota de confidențialitate pe care o pui la dispoziția Clienților finali descrie corect folosirea Shopgate ca persoană împuternicită și listează, unde e cazul, subcontractorii (curieri, SmartBill etc.).
• Ești responsabil pentru acuratețea credențialelor curierilor și serviciilor fiscale pe care le configurezi în Serviciu. Shopgate va transmite datele către acești terți conform configurării tale.
• Nu vei folosi Serviciul pentru a prelucra date ale persoanelor sub 16 ani fără un temei legal, și nici date din categorii speciale (Art. 9 GDPR) fără consimțământ explicit și măsuri adecvate.

4. Tarife și plată

• Tarifele și condițiile de plată sunt cele agreate între Comerciant și Shopgate la înregistrare sau prin pagina in-app de billing. Dacă nu se specifică altfel, tarifele se achită în avans, lunar.
• Taxe: tarifele sunt exclusiv TVA. TVA-ul românesc se adaugă după caz.
• Neplată: Shopgate poate suspenda accesul la Serviciu după 15 zile de întârziere, cu notificare prealabilă. Evidențele fiscale deja produse rămân disponibile pentru Comerciant pe perioada de retenție legală.

5. Disponibilitatea Serviciului

Urmărim o disponibilitate ridicată, dar nu garantăm funcționarea neîntreruptă. Mentenanța programată este anunțată în prealabil, atunci când e posibil. Nu răspundem pentru întreruperile cauzate de Shopify, de API-urile curierilor, SmartBill, ANAF sau alți terți.

6. Proprietate intelectuală

• Serviciul și întreaga infrastructură software, designul și documentația asociată aparțin HOST GATE SRL și sunt licențiate Comerciantului pe durata abonamentului, neexclusiv și netransferabil.
• Comerciantul își păstrează toate drepturile asupra propriilor date de business și asupra datelor încărcate sau generate în Serviciu.

7. Garanții și limitări

Serviciul este pus la dispoziție „ca atare”. Nu garantăm că va fi lipsit de erori sau că documentele fiscale și etichetele generate vor fi acceptate de orice terț, în orice scenariu. Comerciantul este singurul responsabil să verifice documentele generate înainte de a le folosi.

8. Limitarea răspunderii

În limita maximă permisă de lege, răspunderea cumulată a Shopgate în legătură cu Serviciul — contractuală, delictuală (inclusiv neglijență) sau de altă natură — nu va depăși suma tarifelor plătite de Comerciant în cele 12 luni anterioare evenimentului generator. Această limitare nu se aplică în caz de (a) deces sau vătămare corporală cauzate de neglijența noastră, (b) fraudă sau conduită intenționată și (c) răspunderi care nu pot fi limitate prin lege.

9. Durată și încetare

• Termenii rămân în vigoare cât timp Comerciantul are un cont activ. Oricare dintre părți poate denunța contractul cu preaviz de 30 de zile.
• Shopgate poate înceta imediat dacă Comerciantul încalcă grav Termenii sau legislația aplicabilă.
• La încetare, se aplică obligațiile DPA privind returnarea/ștergerea datelor (vezi DPA §8).

10. Lege aplicabilă și jurisdicție

Acești Termeni sunt guvernați de legea română. Litigiile se soluționează de instanțele competente de la sediul HOST GATE SRL, fără a aduce atingere dispozițiilor imperative de protecție a consumatorului.

11. Modificări ale Termenilor

Putem actualiza acești Termeni. Modificările importante vor fi comunicate prin email cu minimum 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Utilizarea în continuare a Serviciului după data intrării în vigoare constituie acceptare.

Partea II — Acord de Prelucrare a Datelor (DPA)

Acest DPA face parte integrantă din Termeni și se aplică atunci când Shopgate prelucrează date cu caracter personal în numele Comerciantului, în sensul GDPR (Regulamentul (UE) 2016/679).

DPA.1 Roluri

• Comerciantul = operator pentru datele personale ale propriilor Clienți finali.
• Shopgate = persoană împuternicită, care acționează pe baza instrucțiunilor documentate ale Comerciantului.

DPA.2 Obiect, durată, natură și scop

• Obiect: prelucrarea datelor Clienților finali pentru livrarea Serviciului (generare AWB, emitere facturi fiscale, procesare comenzi).
• Durată: pe durata abonamentului Comerciantului, plus perioadele legale de retenție (în special evidențe fiscale — 10 ani conform legii române).
• Natură și scop: stocare (token-uri, audit log, evidențe fiscale), transmitere (către curieri, SmartBill, SMTP), generare de documente (PDF factură, AWB).

DPA.3 Categorii de date și persoane vizate

Categoriile de date personale și de persoane vizate sunt descrise în Politica de confidențialitate, §2 și §3. Pe scurt:

• Persoane vizate: Clienții finali ai Comerciantului; utilizatorii interni ai Comerciantului.
• Date personale: nume, email, telefon, adrese de livrare și facturare, metadate comandă și date de identificare business ale Comerciantului.

DPA.4 Obligațiile persoanei împuternicite

Shopgate:

• Prelucrează datele personale exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale Comerciantului, inclusiv cele încorporate în configurarea Serviciului (ex.: ce curier e activat, dacă SmartBill e folosit).
• Asigură că persoanele cu acces la date sunt obligate la confidențialitate.
• Implementează măsurile tehnice și organizatorice descrise în Politica de confidențialitate §7 (criptare la rest și în tranzit, backup-uri criptate, verificare HMAC a webhook-urilor, izolare multi-tenant, logare acces, rate-limiting, gestionare securizată a credențialelor).
• Ajută Comerciantul să răspundă la cererile persoanelor vizate conform Capitolul III GDPR, acolo unde Comerciantul nu poate răspunde singur folosind propriul panou Shopify.
• Notifică Comerciantul fără întârziere nejustificată (și oricum în 72 de ore) după ce devine conștient de un incident de securitate care afectează datele personale prelucrate sub acest DPA.
• La alegerea Comerciantului, șterge sau returnează datele personale la încetarea Serviciului, sub rezerva excepțiilor de retenție legală (evidențe fiscale).
• Pune la dispoziția Comerciantului informațiile necesare pentru demonstrarea conformității și permite și contribuie la audituri (vezi DPA.7).

DPA.5 Subcontractori

Comerciantul acordă Shopgate autorizare generală scrisă pentru a angaja subcontractori. Lista curentă a subcontractorilor este publicată la /privacy/ro §5. Vom informa Comercianții despre schimbări intenționate (adăugare sau înlocuire) prin email și/sau notificare in-app cu cel puțin 30 de zile în avans. Comerciantul poate obiecta pentru motive demonstrabile de protecție a datelor; dacă nu se poate agrea o alternativă acceptabilă, Comerciantul poate denunța Serviciul fără penalități.

Shopgate impune fiecărui subcontractor obligații de protecție a datelor cel puțin la nivelul celor prevăzute în acest DPA.

DPA.6 Transferuri internaționale

Atunci când date personale sunt transferate în afara Spațiului Economic European, Shopgate asigură că sunt în vigoare garanții adecvate (Clauze Contractuale Standard sau decizii de adecvare) cu partea destinatară.

DPA.7 Drept de audit

La cerere scrisă rezonabilă, nu mai des de o dată pe an (cu excepția cazurilor impuse de lege sau în urma unui incident de securitate), Shopgate va pune la dispoziția Comerciantului un sumar al măsurilor tehnice și organizatorice. Auditurile on-site pot fi efectuate de un auditor independent, obligat la confidențialitate, în timpul programului de lucru, cu preaviz de 30 de zile și pe cheltuiala Comerciantului.

DPA.8 Returnare sau ștergere la încetare

La încetarea Serviciului:

• Token-urile de acces Shopify și credențialele Comerciantului sunt șterse în maximum 48 de ore de la primirea webhook-ului Shopify shop/redact sau la instrucțiunea scrisă directă a Comerciantului, oricare dintre ele intervine prima.
• Datele non-fiscale ale Clienților finali sunt șterse în același interval.
• Evidențele fiscale (OrderFiscalBuyerCache, PDF-uri facturi) se păstrează 10 ani, conform legii române (Legea Contabilității 82/1991, Art. 25), după care sunt șterse. Această retenție este o obligație legală a Comerciantului în calitate de emitent al facturii; Shopgate o execută în numele Comerciantului. Art. 17(3)(b) GDPR permite expres această păstrare în fața cererilor de ștergere.
• La cerere, Shopgate va exporta datele Comerciantului într-un format structurat, uzual, înainte de ștergere.

DPA.9 Răspundere și ordine de prioritate

În caz de conflict între Termeni și DPA, DPA prevalează pentru aspectele privind prelucrarea datelor personale. Răspunderea conform DPA se încadrează în limita generală din Partea I §8.

DPA.10 Contact

• Protecția datelor: dpo@shopgate.ro
• Incidente de securitate: security@shopgate.ro